L'accesso esterno consente ai partecipanti esterni alle sedute di accedere ai verbali e alle loro pendenze tramite un link web e di elaborarle, senza necessitare di un accesso completo al sistema.
Attivare l'accesso esterno
Per poter utilizzare l'accesso esterno, questo deve essere attivato in due punti. Entrambe le attivazioni sono indispensabili affinché l'accesso esterno funzioni.
Attivazione a livello aziendale
Accedi al menu di amministrazione tramite le tre barre in alto a destra nella panoramica progetti oppure cliccando sul logo aziendale in alto a sinistra. Questa opzione è disponibile solo per i superutenti.
Nelle impostazioni aziendali trovi più in basso la sezione Accesso esterno (1). Attivala per visualizzare il link web tramite cui i partecipanti esterni possono accedere. Il link web può essere copiato (2) o aperto direttamente (3) ed è strutturato nel seguente modo: https://app.realview.ch/azienda
Puoi inviare questo link ai partecipanti esterni alle sedute, in modo che possano registrarsi e accedere per consultare i verbali e gestire le pendenze a loro assegnate.
Attivazione specifica per progetto
Dopo l'attivazione a livello aziendale, l'accesso esterno deve essere attivato anche per ogni progetto desiderato. Accedi al menu di amministrazione tramite le tre barre in alto a destra nella panoramica progetti oppure cliccando sul logo aziendale in alto a sinistra. Questa opzione è disponibile solo per i superutenti.
Apri i dettagli del progetto desiderato e attiva l'Accesso esterno (1). Ripeti questo passaggio per tutti i progetti a cui i partecipanti esterni devono avere accesso alle loro pendenze.
Importante: entrambe le attivazioni (azienda e progetto) sono necessarie! Se manca una delle due attivazioni, l'accesso esterno non funziona.
Per chi è adatto l'accesso esterno?
L'accesso esterno è particolarmente indicato per le persone che non fanno parte del team interno ma che hanno comunque bisogno di consultare le proprie pendenze e i verbali pertinenti:
- Aziende esterne come imprenditori, appaltatori, subappaltatori o fornitori
- Clienti e committenti che desiderano seguire l'avanzamento del progetto
- Partner di progetto senza una propria licenza REΛLVIEW
- Partecipanti temporanei al progetto, coinvolti solo per un periodo limitato
- Consulenti esterni o esperti specializzati
Queste persone ricevono un accesso limitato e sicuro esclusivamente a:
- Le proprie pendenze assegnate
- I verbali in cui sono registrate come partecipanti
- La possibilità di aggiungere osservazioni e contrassegnare le pendenze come completate
- Nessuna visibilità su altri progetti, partecipanti o pendenze
L'accesso è volutamente limitato per garantire la sicurezza dei dati e rendere accessibili alle persone esterne solo le informazioni rilevanti per loro.
Preparare i partecipanti
Prima che una persona esterna possa utilizzare l'accesso, deve essere registrata come partecipante al verbale in un protocollo.
A tale scopo, è possibile accedere al progetto e al verbale desiderato e registrare la persona tra i partecipanti. È importante assicurarsi che l'indirizzo e-mail sia inserito correttamente, poiché altrimenti la registrazione non funzionerà.
Utilizzare indirizzi e-mail univoci: assicurarsi che ogni persona esterna abbia un indirizzo e-mail univoco e personale. Evitare indirizzi collettivi come info@azienda.ch
Utilizzo esterno
Non appena una persona esterna è registrata in un verbale e ha ricevuto il link, può registrarsi, consultare i verbali delle sedute e accedere alle proprie pendenze.
Registrazione e accesso
Aprendo il link ricevuto nel browser, viene visualizzata una pagina di accesso con un campo per l'indirizzo e-mail. È importante inserire l'indirizzo e-mail con cui sei registrato nella seduta. Con Avanti ti verrà inviato un link di conferma via e-mail, se il tuo indirizzo e-mail è stato utilizzato come partecipante al verbale.
Apri il link di conferma per impostare una password. Da quel momento puoi accedere con l'indirizzo e-mail e la password impostata.
Se sei registrato come partecipante ai verbali di più progetti, ti verranno mostrati i progetti.
Tramite il progetto (1) puoi consultare i verbali delle sedute in cui sei registrato come partecipante. Tramite l'icona verde puoi accedere alle tue pendenze (2) a te assegnate.
Verbali delle sedute
Puoi ora consultare i verbali delle sedute. Sul lato sinistro vengono visualizzati prima il verbale e poi gli allegati. Hai inoltre la possibilità di scaricare il verbale e gli allegati:
- Download del verbale e degli allegati (1)
- Download singolo del verbale o dei singoli allegati (2)
Le mie pendenze
È possibile passare tra le pendenze aperte e quelle completate (1). È inoltre possibile creare un PDF (2) delle pendenze visualizzate.
Hai la possibilità di inserire un'osservazione (3) e contrassegnare la pendenza come completata (4). L'osservazione e lo stato di completamento possono essere successivamente accettati dal redattore del verbale.
