L'accès externe permet aux participants externes aux séances d'accéder aux procès-verbaux de séance et à leurs points en suspens via un lien web, et de les traiter sans nécessiter un accès complet au système.
Activer l'accès externe
Pour pouvoir utiliser l'accès externe, celui-ci doit être activé à deux endroits. Les deux activations sont impérativement requises pour que l'accès externe fonctionne.
Activation à l'échelle de l'entreprise
Accédez au menu d'administration via les trois barres en haut à droite de la vue d'ensemble des projets ou en cliquant sur le logo de l'entreprise en haut à gauche. Cette option est uniquement disponible pour les superutilisateurs.
Dans les paramètres de l'entreprise, vous trouverez plus bas la section Accès externe (1). Activez-la afin que le lien web vous soit ensuite affiché, via lequel les participants externes aux séances peuvent accéder. Le lien web peut être copié (2) ou ouvert directement (3) et est en principe structuré comme suit : https://app.realview.ch/entreprise
Vous pouvez envoyer ce lien aux participants externes aux séances, afin qu'ils puissent s'inscrire et se connecter pour consulter les procès-verbaux de séance et traiter les points en suspens qui leur ont été assignés.
Activation spécifique au projet
Après l'activation à l'échelle de l'entreprise, l'accès externe doit également être activé pour chaque projet souhaité. Accédez au menu d'administration via les trois barres en haut à droite de la vue d'ensemble des projets ou en cliquant sur le logo de l'entreprise en haut à gauche. Cette option est uniquement disponible pour les superutilisateurs.
Ouvrez les détails du projet souhaité et activez l'Accès externe (1). Répétez cette étape pour tous les projets pour lesquels des participants externes doivent avoir accès à leurs points en suspens.
Important: les deux activations (entreprise et projet) sont requises ! Si l'une des deux activations est manquante, l'accès externe ne fonctionne pas.
À qui l'accès externe est-il destiné ?
L'accès externe convient particulièrement aux personnes qui ne font pas partie de l'équipe interne, mais qui ont néanmoins besoin d'accéder à leurs points en suspens et aux procès-verbaux pertinents :
- Entreprises externes telles qu'entrepreneurs, adjudicataires, sous-traitants ou fournisseurs
- Clients et mandants souhaitant suivre l'avancement du projet
- Partenaires de projet sans licence REΛLVIEW propre
- Participants temporaires au projet impliqués uniquement pour une période limitée
- Conseillers externes ou experts spécialisés
Ces personnes bénéficient d'un accès restreint et sécurisé uniquement à :
- Leurs propres points en suspens assignés
- Les procès-verbaux dans lesquels elles sont enregistrées comme participantes
- La possibilité d'ajouter des remarques et de marquer des points en suspens comme traités
- Aucune visibilité sur d'autres projets, participants ou points en suspens
L'accès est délibérément limité afin de garantir la sécurité des données et de ne rendre accessibles aux personnes externes que les informations pertinentes pour elles.
Préparer les participants
Avant qu'une personne externe puisse utiliser l'accès, elle doit être enregistrée comme participante dans un procès-verbal.
Pour ce faire, il est possible d'accéder au projet et au procès-verbal souhaités et d'y enregistrer la personne parmi les participants. Il est important de veiller à ce que l'adresse e-mail soit saisie exactement, car sinon l'inscription ne fonctionnera pas.
Utiliser des adresses e-mail uniques: assurez-vous que chaque personne externe dispose d'une adresse e-mail unique et personnelle. Évitez les adresses communes telles que info@entreprise.ch.
Utilisation externe
Dès qu'une personne externe est enregistrée dans un procès-verbal et a reçu le lien, elle peut s'inscrire, consulter les procès-verbaux de séance et accéder à ses points en suspens.
Inscription et connexion
Lorsque vous ouvrez le lien reçu dans votre navigateur, une page de connexion apparaît avec un champ pour l'adresse e-mail. Il est important de saisir l'adresse e-mail avec laquelle vous êtes enregistré dans la séance. En cliquant sur Continuer, un lien de confirmation vous sera envoyé par e-mail — si votre adresse e-mail a été utilisée comme participante au procès-verbal.
Ouvrez le lien de confirmation pour définir un mot de passe. La connexion peut désormais s'effectuer via l'adresse e-mail et le mot de passe défini.
Si vous êtes enregistré comme participant aux procès-verbaux de plusieurs projets, les projets vous sont affichés.
Via le projet (1), vous pouvez consulter les procès-verbaux de séance dans lesquels vous êtes enregistré comme participant. Via l'icône verte, vous pouvez accéder à vos propres points en suspens (2) qui vous ont été assignés.
Procès-verbaux de séance
Vous pouvez désormais consulter les procès-verbaux de séance. Sur le côté gauche, le procès-verbal vous est d'abord affiché, puis les annexes. Vous avez également la possibilité de télécharger le procès-verbal et les annexes :
- Téléchargement du procès-verbal et des annexes (1)
- Téléchargement individuel du procès-verbal ou des annexes individuelles (2)
Mes points en suspens
Il est possible de basculer entre les points en suspens ouverts et les points en suspens clôturés (1). Un PDF (2) des points en suspens affichés peut également être généré.
Vous avez la possibilité de saisir une remarque (3) et de marquer le point en suspens comme traité (4). La remarque et le statut de traitement peuvent ensuite être repris par le rédacteur du procès-verbal.
