Der externe Zugang ermöglicht es externen Protokollteilnehmenden, über einen Weblink auf die Sitzungsprotokolle und ihre Pendenzen zuzugreifen und diese zu bearbeiten, ohne vollen Systemzugriff zu benötigen.
Externer Zugang aktivieren
Um den externen Zugang nutzen zu können, muss dieser an zwei Stellen aktiviert werden. Beide Aktivierungen sind zwingend erforderlich, damit der externe Zugang funktioniert.
Firmenweite Aktivierung
Wechsle über die drei Balken oben rechts auf der Projektübersicht oder durch das Anklicken des Firmenlogos oben links in das Adminmenü. Diese Option ist nur für Superuser verfügbar.
In den Firmeneinstellungen findest Du weiter unten den Bereich Externer Zugang (1). Aktiviere diesen, sodass Dir anschliessend der Weblink angezeigt wird, über welchen die externen Protokollteilnehmenden zugreifen können. Der Weblink kann kopiert (2) oder direkt geöffnet (3) werden und grundsätzlich wie folgt aufgebaut: https://app.realview.ch/firma
Du kannst diesen Link an die externen Protokollteilnehmenden versenden, sodass sich die Teilnehmenden registrieren und einloggen können, um die Sitzungsprotokolle einzusehen und die ihnen zugewiesenen Pendenzen bearbeiten zu können.
Projektspezifische Aktivierung
Nach der firmenweiten Aktivierung muss der externe Zugang zusätzlich für jedes gewünschte Projekt aktiviert werden. Wechsle über die drei Balken oben rechts auf der Projektübersicht oder durch das Anklicken des Firmenlogos oben links in das Adminmenü. Diese Option ist nur für Superuser verfügbar.
Öffne die Projektdetails des gewünschten Projekts und aktiviere den Externen Zugang (1). Wiederhole diesen Schritt für alle Projekte, bei denen externe Teilnehmende Zugriff auf ihre Pendenzen haben sollen.
Wichtig: Beide Aktivierungen (Firma und Projekt) sind erforderlich! Fehlt eine der beiden Aktivierungen, funktioniert der externe Zugang nicht.
Für wen ist der externe Zugang geeignet?
Der externe Zugang eignet sich besonders für Personen, die nicht zum internen Team gehören, aber dennoch Einblick in ihre Pendenzen und relevante Protokolle benötigen:
- Externe Firmen wie Unternehmer, Auftragnehmer, Subunternehmer oder Lieferanten
- Kunden und Auftraggeber, die den Projektfortschritt verfolgen möchten
- Projektpartner ohne eigene REΛLVIEW-Lizenz
- Temporäre Projektteilnehmende, die nur für einen begrenzten Zeitraum involviert sind
- Externe Berater oder Fachexperten
Diese Personen erhalten einen eingeschränkten, sicheren Zugriff nur auf:
- Ihre eigenen zugewiesenen Pendenzen
- Protokolle, bei denen sie als Teilnehmende erfasst sind
- Möglichkeit zur Bemerkung und Erledigung von Pendenzen
- Keine Einsicht in andere Projekte, Teilnehmende oder Pendenzen
Der Zugriff ist bewusst limitiert, um die Datensicherheit zu gewährleisten und externen Personen nur die für sie relevanten Informationen zugänglich zu machen.
Teilnehmende vorbereiten
Bevor eine externe Person den Zugang nutzen kann, muss sie in einem Protokoll als Protokollteilnehmende erfasst sein.
Dazu kann in das gewünschte Projekt und Protokoll gewechselt werden und dort die Person bei den Teilnehmenden erfasst werden. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass die E-Mailadresse exakt eingegeben wird, da ansonsten die Registrierung nicht funktioniert.
Eindeutige E-Mail-Adressen verwenden: Stelle sicher, dass jede externe Person eine eindeutige, persönliche E-Mailadresse hat. Vermeide Sammel-Adressen wie info@firma.ch
Externe Nutzung
Sobald eine externe Person in einem Protokoll erfasst ist und den Link erhalten hat, kann sie sich registrieren, die Sitzungsprotokolle einsehen und auf ihre Pendenzen zugreifen.
Registrierung und Anmeldung
Wenn Du den erhaltenen Link im Browser öffnest, erscheint eine Anmeldeseite mit einem Feld für die E-Mailadresse. Wichtig ist, dass die E-Mailadresse eingegeben wird, mit welcher Du in der Sitzung erfasst bist. Mit Weiter wird Dir - falls Deine E-Mailadresse als Protokollteilnehmende genutzt wurde - ein Bestätigungslink per E-Mail zugesendet.
Öffne den Bestätigungslink um ein Passwort zu setzen. Die Anmeldung kann ab sofort über die E-Mailadresse und das gesetzt Passwort erfolgen.
Wenn Du bei mehreren Projekten bei den Protokollteilnehmenden erfasst bist, werden Dir die Projekte angezeigt.
Über das Projekt (1) kannst Du die Sitzungsprotokolle einsehen, bei welchen Du als Protokollteilnehmende erfasst bist. Über das grüne Icon können die eigenen Pendenzen (2) kannst Du auf die Dir zugewiesenen Pendenzen zugreifen.
Sitzungsprotokolle
Du kannst nun die Sitzungsprotokolle einsehen. Auf der linken Seite wird Dir jeweils zuerst das Protokoll und dann die Beilagen angezeigt. Zudem hast Du die Möglichkeit das Protokoll und die Beilagen herunterzuladen:
- Download des Protokolls und der Beilagen (1)
- Einzelner Download des Protokolls oder der einzelnen Beilagen (2)
Meine Pendenzen
Es kann zwischen den offenen Pendenzen und den abgeschlossen Pendenzen (1) gewechselt werden. Zudem kann ein PDF (2) von den angezeigten Pendenzen erstellt werden.
Du hast die Möglichkeit eine Bemerkung (3) einzugeben und die Pendenz als erledigt markiert (4) werden. Die Bemerkung und der Erledigungsstatus kann anschliessend durch den Protokollverfasser übernommen werden.
