In den Prozessen werden Dir alle Prozesse angezeigt. Wenn es Deine Berechtigung zulässt, kannst Du einen neuen Prozess erstellen (1) oder über die Optionen (2) die Prozessliste als Excel exportieren.
Über die Filterung (3) kannst Du nach den gewünschten Eigenschaften filtern und die eingestellte Filterung über Anzeigen als neue Filterung speichern. Es kann von einem Projekt Manager eingestellt werden, welche Standard-Filterung für welche Rollen oder Person hinterlegt ist.
Zudem hast Du die Möglichkeit bei jeder Eigenschaft über die drei Punkte (4) festzulegen, welche Eigenschaften Dir angezeigt werden sollen. Standardmässig werden Dir alle Eigenschaften angezeigt:
- Nr. | Jeder Prozess erhält eine einzigartige Nummer, um den Prozess eindeutig identifizieren zu können
- Name | Der Name kann beim Erstellen des Prozessen angegeben werden.
- Kategorie | Die Kategorie kann beim Erstellen des Prozessen angegeben werden.
- An der Reihe | Zeigt Dir die nächste zuständige Person an. Wenn ein Prozess fertig durchgelaufen ist, so wird Dir keine Person angezeigt.
- Stufe | Zeigt Dir die aktuelle Stufe und die Anzahl Stufen eines Prozesses.
- Status | Zeigt Dir einen der folgenden Status an: Gestartet, In Bearbeitung, Pausiert, Genehmigt, Abgelehnt.
- Startdatum | Das Datum, an dem der Prozess gestartet wurde.
- Abgeschlossen | Das Datum, an dem der Prozess beendet wurde.
- Einschränkung | Wenn ein Prozess für bestimmte Personen eingeschränkt wurde, siehst Du das hier.
- Dateien | Zeigt an wie viele Dateien einem Prozess angefügt wurden.
Neuen Prozess erstellen
Du hast beim Erstellen eines neues Prozessen die Möglichkeit, den Prozess aus einer Vorlage zu erstellen ohne einen neuen Prozess ohne Vorlage zu erstellen.
Prozessmanager haben zudem die Möglichkeit die Vorlagen zu bearbeiten oder erweitern.
Bei einem neuen Prozess können unter den Allgemeinen Angaben der Titel, die Kategorie sowie die Beschreibung eingetragen werden. Zudem hast Du hier auch noch die Möglichkeit den Prozess aus einer Vorlage zu erstellen.
Falls Du dem Prozess Dateien anfügen möchtest, hast Du ebenfalls hier die Möglichkeit dazu.
In den Einstellungen eines Prozesses, können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
- Zugangsberechtigung | Jeder Prozess kann individuell eingeschränkt werden, sodass nur bestimmte Rollen oder Mitglieder Zugriff auf den Prozess haben. Der Prozess kann von anderen Mitgliedern nicht geöffnet werden. Ist die Option aktiv, so erscheint neben der Zugangsberechtigung die Information Einschränkung.
- Abschlussbenachrichtung | Wähle aus, welche Rollen oder Mitglieder beim Abschluss (Genehmigt oder Abgelehnt) über diesen Prozess informiert werden sollen.
- Dauer | Das Startdatum wird standardmässig auf das heutige Datum gesetzt. Du kannst dieses auf das gewünschte Datum anpassen. Das Enddatum berechnet sich anhand der verschiedenen Stufen im Stufenmanager. Es kann pro Stufe die Anzahl Werktage eingetragen werden, welche für diese Stufe gilt. Die Projektarbeitstage können in den Projekteinstellungen angepasst werden.
Stufenmanager
Bei dem Stufenmanager siehst Du in linken Spalte die vorhandenen Stufen (1) und kannst weitere Stufen hinzufügen. Du kannst beliebig viele Stufen hinzufügen
In der rechten Spalte werden Dir die Informationen zu der ausgewählten Stufe (2) angezeigt. Pro Stufe können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
- Stufentitel | Hier kann der Titel der Stufe eingetragen werden.
- Dauer in Werktagen | Pro Stufe kann angegeben werden, wieviele Werktage für diese Stufe vorgesehen sind. Sobald die Stufe bei den Mitwirkenden liegt, haben sie die Anzahl der Werktage für den Prozess Zeit, bevor der Prozess überfällig ist.
- Mitwirkende | Wähle die Personen, welche für diese Stufe zuständig sind. Die Stufe muss von allen Mitwirkenden bearbeitet werden.
- Formfeldkonfiguration | Bei der Formfeldkonfiguration können die Formularfelder hinzugefügt und bearbeitet werden. Die Informationen zu den einzelnen Formularfeldern findest Du unten.
- Zugangsberechtigung | Schränkt den Zugang auf diese Stufe für die ausgewählten Rollen oder Mitglieder ein.
Formularfelder
Bei allen Typen von Formularfeldern sind folgende Angaben vorhanden:
- Typ | Gebe den gewünschten Typ an.
- Name | Jedes Formularfeld benötigt einen Namen, sodass für die Mitwirkenden klar ist, was zu tun ist.
- Beschreibung | Falls gewünscht, kann zusätzliche ein Beschreibung eingetragen werden, um das Feld genauer zu beschreiben.
- Tags | Es können den einzelnen Formularfeldern Tags vergeben werden. Benutzte Tags werden Dir anschliessend bei der Auswahl der Tags angezeigt.
- Konfiguration | Die Konfiguration ist für alle Typen verschieden. Es gibt unterschiedlich pro Typ folgende Konfigurationsoptionen:
- Offene Antwort (Text, Nummer, Datum) | Ist die offene Antwort aktiv, so kann ein freier Text, Nummer oder Datum eingegeben werden. Ist die Option inaktiv, so muss vorgegeben werden, aus welchen Werten die Antwort ausgewählt werden kann.
- Erforderlich (Text, Nummer, Datum, Boolescher Wert, Datei) | Wähle ob das Formularfeld erforderlich (Pflichtfeld) ist oder nicht.
- Mehrere Zulassen (Datei) | Es können Dateien hochgeladen werden. Du kannst vorgeben, ob nur eine Datei oder mehrere zugelassen sind.
- Kopie speichern (Datei) | Wenn Du anwählst, dass die hochgeladene(n) Datei(en) gespeichert werden soll(en), kannst Du dies aktivieren und auswählen in welchen Ordner die Datei(en) anschliessend gespeichert werden.
- Berechnung (Berechnung) | Bei der Berechnung kannst Du die Nummer-Felder (1) mit Operatoren (2)berechnen lassen. Es stehen Dir Klammern, Addition, Subtraktion, Multiplikation, Division und Zahlen zur Verfügung.
