Dans les processus, tous les processus vous sont affichés. Si vos autorisations le permettent, vous pouvez créer un nouveau processus (1) ou, via les Options (2), exporter la liste des processus en Excel.
Via le filtrage (3), vous pouvez filtrer selon les propriétés souhaitées et enregistrer le filtrage configuré via Afficher comme nouveau filtre. Un chef de projet peut définir quel filtrage par défaut est associé à quels rôles ou quelle personne.
De plus, vous avez la possibilité, pour chaque propriété via les trois points (4), de définir quelles propriétés doivent vous être affichées. Par défaut, toutes les propriétés vous sont affichées :
- N° | Chaque processus reçoit un numéro unique afin de pouvoir l'identifier clairement.
- Nom | Le nom peut être indiqué lors de la création du processus.
- Catégorie | La catégorie peut être indiquée lors de la création du processus.
- À qui le tour | Indique la prochaine personne responsable. Lorsqu'un processus est entièrement terminé, aucune personne n'est affichée.
- Étape | Indique l'étape actuelle et le nombre total d'étapes d'un processus.
- Statut | Affiche l'un des statuts suivants : Démarré, En cours, En pause, Approuvé, Refusé.
- Date de début | La date à laquelle le processus a été démarré.
- Terminé | La date à laquelle le processus a été clôturé.
- Restriction | Si un processus a été restreint à certaines personnes, vous le verrez ici.
- Fichiers | Indique combien de fichiers ont été joints à un processus.
Créer un nouveau processus
Lors de la création d'un nouveau processus, vous avez la possibilité de le créer à partir d'un modèle ou de créer un nouveau processus sans modèle.
Les gestionnaires de processus ont également la possibilité de modifier ou d'étendre les modèles.
Pour un nouveau processus, sous les Informations générales, le titre, la catégorie ainsi que la description peuvent être saisis. Vous avez également ici la possibilité de créer le processus à partir d'un modèle.
Si vous souhaitez joindre des fichiers au processus, vous avez également cette possibilité ici.
Dans les Paramètres d'un processus, les configurations suivantes peuvent être effectuées :
- Autorisation d'accès | Chaque processus peut être restreint individuellement, de sorte que seuls certains rôles ou membres aient accès au processus. Le processus ne peut pas être ouvert par les autres membres. Si l'option est active, la mention Restriction apparaît à côté de l'autorisation d'accès.
- Notification de clôture | Choisissez quels rôles ou membres doivent être informés lors de la clôture (Approuvé ou Refusé) de ce processus.
- Durée | La date de début est définie par défaut sur la date du jour. Vous pouvez l'ajuster à la date souhaitée. La date de fin est calculée en fonction des différentes étapes dans le gestionnaire d'étapes. Le nombre de jours ouvrables prévu pour chaque étape peut être saisi individuellement. Les jours ouvrables du projet peuvent être ajustés dans les paramètres du projet.
Gestionnaire d'étapes
Dans le gestionnaire d'étapes, la colonne de gauche affiche les étapes existantes (1) et vous permet d'en ajouter d'autres. Vous pouvez ajouter autant d'étapes que vous le souhaitez.
Dans la colonne de droite, les informations relatives à l'étape sélectionnée (2) vous sont affichées. Les configurations suivantes peuvent être effectuées par étape :
- Titre de l'étape | Le titre de l'étape peut être saisi ici.
- Durée en jours ouvrables | Par étape, il est possible d'indiquer le nombre de jours ouvrables prévus pour cette étape. Dès que l'étape est attribuée aux contributeurs, ils disposent de ce nombre de jours ouvrables pour traiter le processus avant qu'il ne soit en retard.
- Contributeurs | Sélectionnez les personnes responsables de cette étape. L'étape doit être traitée par tous les contributeurs.
- Configuration des champs de formulaire | Dans la configuration des champs de formulaire, les champs de formulaire peuvent être ajoutés et modifiés. Les informations relatives aux différents champs de formulaire se trouvent ci-dessous.
- Autorisation d'accès | Restreint l'accès à cette étape aux rôles ou membres sélectionnés.
Champs de formulaire
Pour tous les types de champs de formulaire, les informations suivantes sont disponibles :
- Type | Indiquez le type souhaité.
- Nom | Chaque champ de formulaire nécessite un nom afin que les contributeurs sachent clairement ce qu'il faut faire.
- Description | Si souhaité, une description supplémentaire peut être saisie pour décrire le champ plus précisément.
- Tags | Des tags peuvent être attribués aux différents champs de formulaire. Les tags utilisés vous seront ensuite affichés lors de la sélection des tags.
- Configuration | La configuration est différente pour chaque type. Les options de configuration suivantes existent selon le type :
- Réponse ouverte (Texte, Nombre, Date) | Si la réponse ouverte est active, un texte libre, un nombre ou une date peut être saisi. Si l'option est inactive, les valeurs parmi lesquelles la réponse peut être sélectionnée doivent être prédéfinies.
- Obligatoire (Texte, Nombre, Date, Valeur booléenne, Fichier) | Choisissez si le champ de formulaire est obligatoire (champ requis) ou non.
- Autoriser plusieurs (Fichier) | Des fichiers peuvent être téléchargés. Vous pouvez définir si un seul fichier ou plusieurs sont autorisés.
- Enregistrer une copie (Fichier) | Si vous souhaitez que le ou les fichiers téléchargés soient enregistrés, vous pouvez activer cette option et choisir dans quel dossier le ou les fichiers seront ensuite enregistrés.
- Calcul (Calcul) | Pour le calcul, vous pouvez faire calculer les champs numériques (1) avec des opérateurs (2). Des parenthèses, l'addition, la soustraction, la multiplication, la division et des nombres sont disponibles.
