Le impostazioni aziendali sono valide per tutte le aziende. Se le impostazioni vengono modificate, queste si applicano sempre a tutti i progetti e protocolli.
Ditta
Qui vengono inserite le informazioni aziendali e il logo. Le modifiche apportate all'azienda hanno un impatto sulla stampa dei protocolli in formato PDF. Se la stampa non è stata modificata, contatta l'assistenza al numero 044 512 18 00 o all'indirizzo support@realview.ch.
Verbale
L'assenza può essere attivata solo tramite REΛLVIEW. Per ulteriori informazioni sulle assenze in REΛLVIEW, consulta Assenze oppure contatta l'assistenza.
Per il protocollo è possibile scegliere una numerazione compresa tra 3 e 5 livelli. Esempio di protocolli a 3 livelli - 5.4.3 / Esempio di protocolli a 5 livelli: 5.4.3.2.1
Se l'opzione Blocca dopo la copia è attiva, i protocolli non possono più essere modificati dopo il passaggio al protocollo successivo. È possibile solo creare il PDF.
Se l'opzione Modifica nome protocollo dopo la copia è attiva, è possibile modificare il nome del protocollo anche quando si passa al protocollo successivo. Se la funzione è disattivata, il nome del protocollo non può più essere modificato.
Nella frase conclusiva di ogni protocollo viene indicata la località del progetto. Se si attiva Località dell'azienda come località standard del protocollo, la località dell'azienda verrà trasferita ai protocolli futuri.
Il protocollo di aggiudicazione può essere attivato solo tramite REΛLVIEW. Maggiori informazioni sui protocolli di assegnazione in REΛLVIEW sono disponibili alla voce Verbale di trattativa oppure contattare l'assistenza.
Ordine del giorno
Se si attiva l'ora, viene visualizzata una colonna aggiuntiva accanto agli argomenti all'ordine del giorno, nella quale è possibile definire l'ora degli argomenti.
Partecipanti
Ai partecipanti può essere assegnata una funzione in una colonna aggiuntiva.
Viene aggiunta una categoria aggiuntiva Presenza parziale per i partecipanti. Se selezionata, è possibile inserire il periodo di presenza.
Con il controllo delle iniziali è possibile assegnare le iniziali dei partecipanti una sola volta per l'intero database. Per attivare questa funzione, contatta l'assistenza.
Con l'opzione Approvazione dopo l'importazione, i partecipanti appena aggiunti devono essere confermati o approvati da un superutente affinché possano essere importati nei nuovi protocolli.
Se l'opzione Maiuscole/minuscole automatiche è attiva, la prima lettera del nome e del cognome viene automaticamente scritta in maiuscolo, mentre dalla seconda lettera in poi viene scritta in minuscolo.
Per impostazione predefinita, le iniziali sono scritte in maiuscolo. Tuttavia, questa opzione può essere disattivata in modo da poter scegliere liberamente come scrivere le iniziali.
Se la funzione I partecipanti possono firmare i verbali è attiva, i partecipanti possono inserire una firma nell'elenco dei partecipanti, che verrà allegata al verbale.
Testo
Se l'indentatura del testo è attiva, i numeri di posizione a partire da tre cifre (3.2.1) vengono indentati di circa 4 mm.
Alle categorie esistenti (di default Info, Pendenze, Deliberazioni) viene aggiunta anche la categoria Richieste.
Alle categorie esistenti (di default Info, Pendenze, Deliberazioni) viene aggiunta la categoria Discussione.
Alle categorie esistenti (di default Info, Pendenze, Deliberazioni) viene aggiunta la categoria Istruzioni.
Se Risposta nel testo con Sì / No è attiva, è possibile visualizzare una risposta con Sì / No per un inserimento di testo. Per attivare questa funzione, contatta l'assistenza.
Se si attiva Blocca inserimenti di testo, i superutenti vedranno un lucchetto con cui è possibile bloccare singoli inserimenti di testo, in modo che, ad esempio, i testi modello non possano più essere modificati. Per attivare questa funzione, contatta l'assistenza.
Se l'opzione Stampa ordini del giorno vuoti è attiva, gli ordini del giorno vengono stampati anche se non contengono voci di testo. Questa impostazione può essere configurata anche in modo specifico per singoli verbali.
Alla data di scadenza è possibile impostare un intervallo di tempo (da/a). Ad esempio, data di scadenza dal 01/01/2024 al 31/01/2024. Per attivare questa funzione, contatta l'assistenza.
La numerazione nella stampa può essere nascosta. Per attivare questa funzione, contatta l'assistenza.
Se la funzione Testo breve per le questioni in sospeso è attiva, è possibile creare un testo breve per ogni voce di testo nell'elenco delle questioni in sospeso. Nella stampa viene visualizzato il testo completo della questione in sospeso e nell'elenco delle questioni in sospeso viene visualizzato il testo breve.
Se la funzione Modifica delle questioni in sospeso dall'elenco delle questioni in sospeso è attiva, le questioni in sospeso possono essere modificate nell'elenco delle questioni in sospeso in alto a destra con la matita. Altrimenti, l'utente deve tornare al protocollo originale per apportare modifiche al testo originale.
Se l'opzione Modifica delle decisioni dall'elenco delle decisioni è attiva, le decisioni nell'elenco delle decisioni possono essere modificate in alto a destra con la matita. Altrimenti, l'utente deve tornare al protocollo originale per apportare modifiche al testo originale.
Se Note nel testo è attivo, a destra nel campo di testo compare un'icona con la quale è possibile inserire delle note. Le note sono puramente interne e non vengono visualizzate nella stampa PDF.
Se Immagine per nuove voci è attivo, le nuove voci di testo vengono visualizzate direttamente con un contenitore immagine. Se la funzione è disattivata, è comunque possibile utilizzare i contenitori immagine per singole voci di testo.
Se si attiva Evidenzia link nel testo, tutti i link (che iniziano con https:// e http://) vengono evidenziati in blu e sottolineati.
Crea PDF
Se l'opzione Inserisci allegati nel protocollo è attiva, gli allegati PDF vengono aggiunti direttamente al protocollo nel PDF generato. Se la funzione è disattivata, gli allegati vengono inviati nell'e-mail come file separati. È possibile aggiungere direttamente al protocollo solo allegati PDF.
Se desideri utilizzare PDF/A, puoi attivare questa funzione. Il protocollo PDF viene convertito in PDF/A, a condizione che non siano presenti elementi trasparenti. PDF/A è conforme allo standard ISO 19005-2:2012 (PDF/A-3) e viene utilizzato per l'archiviazione a lungo termine.
Spedizione
Se l'opzione Invia file calendario ICS è attiva, quando si invia il verbale della prossima riunione o l'invito viene allegato anche un file calendario.
Se l'opzione Accorcia link cloud è attiva, i link cloud al protocollo vengono accorciati.
Ad esempio, in http://link.realview.ch/16d88915-f173-4dc7
Accesso esterno
Se l'accesso esterno è attivo, i partecipanti alla riunione possono accedere al verbale tramite un link web, leggerlo ed elaborare le questioni in sospeso assegnate.
Sicurezza
Per garantire una maggiore sicurezza agli utenti e ai loro accessi, è possibile attivare l'autenticazione a due fattori. È possibile scegliere se applicarla solo ai superutenti o a tutti gli utenti.
Se questa funzione è attiva, è necessario che gli utenti interessati abbiano registrato un numero di cellulare nella Impostazioni del programma.
Percorso predefinito per i log
Con la posizione di archiviazione locale è possibile selezionare una cartella in cui i protocolli vengono automaticamente archiviati al momento dell'invio.
Se la funzione Non creare sottocartelle nella posizione di archiviazione è disattivata, per ogni sessione o protocollo viene creata una sottocartella con il numero e la serie del protocollo.
Nome file predefinito
Per il verbale, l'invito, l'elenco delle questioni in sospeso e l'elenco delle decisioni è possibile impostare o creare un nome file standard che viene generato automaticamente. A tal fine è possibile utilizzare i seguenti segnaposto:
- {yyyy} - anno a quattro cifre
- {yy} - anno a due cifre
- {mm} - mese a due cifre
- {dd} - giorno a due cifre
- {numero verbale} - numero del verbale
- {tipo verbale} - tipo di verbale, denominazione del verbale
- {NomeDocumento}
- {NumeroProgetto} - numero del progetto
- {DenominazioneProgetto} - denominazione del progetto
- {LuogoProgetto} - luogo del progetto
- {AbbreviazioneProgetto} - abbreviazione del progetto
- {InizialiAutore} - iniziali dell'autore del protocollo
Testo di invio credenziali
Qui hai la possibilità di impostare il testo di spedizione dei dati di accesso. Per sapere come vengono creati gli utenti e come vengono inviati i dati di accesso, consulta la sezione Amministrazione utenti.
Per i dati di accesso puoi utilizzare i seguenti segnaposto:
- @@Anrede@@ - Per garantire un approccio inclusivo e neutro dal punto di vista del genere, utilizziamo il saluto Buongiorno
- @@Name@@ - Inserisce il nome dell'utente
- @@EMailadresse@@ - L'indirizzo e-mail dell'utente, che viene utilizzato anche come nome utente.
- @@Password@@ - La password dell'utente.
Altro
Alla voce Altro puoi vedere il numero massimo di utenti a disposizione della tua azienda. Inoltre, se disponibile, puoi visualizzare la data di scadenza del tuo database.
L'analisi dello stato può essere attivata solo tramite REΛLVIEW. Maggiori informazioni sull'analisi dello stato in REΛLVIEW sono disponibili alla voce Analisi dello stato oppure contatta l'assistenza.