Seul un superutilisateur peut modifier ces paramètres.
Il est ainsi possible d'apporter des modifications à certains protocoles d'attribution. En cas de modifications générales, celles-ci doivent être effectuées dans le modèle.
Visibilité
Si vous sélectionnez un autre projet dans Protocole dans le projet, le protocole d'attribution est déplacé vers ce projet. Pour savoir comment le protocole d'attribution est copié, consultez la rubrique « Aperçu ».
Tu peux également limiter l'accès au journal. Si tu utilises cette option, seules les personnes sélectionnées pourront consulter et modifier ce journal ; il ne sera pas visible pour les autres participants au projet. Les superutilisateurs ont toujours accès à tous les projets et à tous les journaux.
Impression
Si l'option Indentation du texte au troisième niveau est activée, les numéros de position comportant au moins trois chiffres (3.2.1) sont indentés d'environ 4 mm.
Si l'option Imprimer les points de l'ordre du jour vides est activée, les points de l'ordre du jour sont également imprimés même s'ils ne contiennent aucune entrée de texte.
Si l'option Mettre en évidence les liens dans le texte est activée, tous les liens (commençant par https:// et http://) sont surlignés en bleu et soulignés. Dans un deuxième temps, il est possible de raccourcir les liens dans le texte.
Par exemple : https://link.realview.ch/345kdE8i
Cette option peut être activée pour marquer un procès-verbal comme ébauche.
Si l’option Intégrer les pièces jointes au procès-verbal est activée, les pièces jointes au format PDF sont directement intégrées au procès-verbal dans le fichier PDF généré. Si cette fonction est désactivée, les pièces jointes sont envoyées séparément dans l’e-mail. Seules les pièces jointes au format PDF peuvent être directement intégrées au procès-verbal.
Si tu souhaites utiliser le format PDF/A, tu peux activer cette fonction. Le procès-verbal au format PDF est converti en PDF/A, à condition qu'il ne contienne aucun élément transparent. Le format PDF/A est conforme à la norme ISO 19005-2:2012 (PDF/A-3) et est utilisé pour l'archivage à long terme.
Tri
Aucune offre d'emploi disponible pour le moment
Nom de fichier
Si cette fonction est activée, il est possible de choisir un nom de fichier personnalisé, qui sera généré automatiquement. Les caractères de remplacement suivants peuvent être utilisés :
- {yyyy} - année à quatre chiffres
- {yy} - année à deux chiffres
- {mm} - mois à deux chiffres
- {dd} - jour à deux chiffres
- {numéroDeProtocole} - numéro de protocole
- {TypeDeProtocole} - type de protocole, désignation du protocole
- {NomDuDocument}
- {NuméroDeProjet} - numéro de projet
- {DésignationDuProjet} - désignation du projet
- {LieuDuProjet} - lieu du projet
- {AbréviationDuProjet} - abréviation du projet
- {InitialesDeL'Auteur} - initiales de l'auteur du protocole
Envoi
Si l'option Envoi du fichier de calendrier ICS est activée, un fichier de calendrier est joint lors de l'envoi du compte-rendu de la prochaine réunion ou de l'invitation.
Il est possible de choisir si les personnes de la catégorie « Liste de diffusion » doivent être ajoutées dans le champ « À » ou « Cc » de l'e-mail.
Si l'option « Texte d'envoi personnalisé » est activée, il est possible de saisir un texte d'envoi personnalisé pour l'invitation et l'envoi du compte-rendu. Si cette fonction est désactivée, le texte d'envoi est automatiquement repris à partir des paramètres du programme.
Plus
Lorsque l'option « Renuméroter le texte lors de la copie » est activée, les numéros de position des entrées de texte sont réinitialisés à 1 lors de la copie dans un nouveau protocole.
La langue de la personne qui saisit le protocole est automatiquement définie comme langue du protocole. Celle-ci peut être modifiée pour chaque protocole. La langue de l'utilisateur peut être modifiée dans la gestion du programme.
Certaines séries de procès-verbaux peuvent être archivées. Dans les paramètres du projet, dans le menu d'administration, tu as également la possibilité d'archiver un projet complet.
Si l'option Copier les pièces jointes est activée, les pièces jointes sont également copiées lors de la copie du procès-verbal.
L'emplacement de stockage local permet de sélectionner un dossier dans lequel les procès-verbaux sont également enregistrés automatiquement lors de leur envoi.
Si la fonction Ne pas créer de sous-dossiers à l'emplacement de stockage est désactivée, le système crée pour chaque séance ou pour chaque procès-verbal un sous-dossier portant le numéro et la série du procès-verbal.
Ce protocole est utilisé comme modèle et peut être repris pour être copié dans une autre série de protocoles. Les modèles ne peuvent être créés et modifiés que par un super-utilisateur.