Das Vergabeprotokoll hat bereits Texteinträge und Informationen enthalten, welche durch einen Superuser in der Vorlage erstellt wurden.
Es gibt verschiedene Arten von Texteinträgen:
- Bei dem vordefiniertem Text mit Platzhalter(n) kann der Text nicht angepasst werden. Die Platzhalter werden an den vordefinierten Stellen eingetragen. Beispielsweise bei den Einträgen 3.1, 3.2
- Abhängig von der Antwort (Ja/Nein) müssen zum Text noch weitere Informationen angegeben werden. Beispielsweise bei den Einträgen 33, 3.4, 3.5
- Es können auch vordefinierte Texte eingegeben werden, welche weder eine Antwortmöglichkeit, noch einen Platzhalter haben.
- Bei einem Freitext, kann man den Texteintrag komplett bearbeiten.
Grau hinterlegte Felder können jeweils nicht geändert werden. Weiss hinterlegte Felder sind entweder Freitext-Felder oder für Platzhalter vorgesehen.
Zu jedem Texteintrag hat man die Möglichkeit eine Beilage hinzuzufügen. Dazu kann man auf der rechten Seite das Büroklammer-Icon anwählen. Falls eine oder mehrere Beilagen hinzugefügt wurden, wird die Anzahl der Beilagen rot angezeigt - in diesem Beispiel eine Beilage bei dem Eintrag 3.5.
Zudem kann es sein, dass bei einzelnen Einträgen Notizen zu diesem Punkt gemacht wurden. Die Notizen werden gelb auf der rechten Seite angezeigt. Auf dem PDF-Ausdruck sind die Notizen nicht ersichtlich.
Layout zur Bearbeitung
Die einzelnen Punkte können nur durch einen Superuser angepasst bzw. geändert werden. Somit können bei einzelnen Vergabeprotokollen Anpassungen vorgenommen werden. Bei allgemeinen Änderungen sollen die Anpassungen in der Vorlage gemacht werden.
Öffnet man als Superuser den Text, so erscheint die Frage ob man das Layout zur Bearbeitung öffnen möchte. Wählt man hier ja, hat man die Möglichkeit Anpassungen am kompletten Vergabeprotokoll vorzunehmen, wählt man nein, so öffnet sich die Maske um das Vergabeprotokoll auszufüllen.
Wurde ein Thema später hinzugefügt oder im Bereich Text einmal entfernt, kann es über das gelbe Icon (1) hinzugefügt werden.
Mit dem hellblauen Icon (2) können Texteinträge in dasselbe oder in ein anderes Protokoll und Projekt kopiert werden. Bitte siehe dazu weiter unten in dem Kapitel Texteintrag kopieren.
Auf dem PDF wird jeweils automatisch nach einem Texteintrag ein Seitenumbruch gemacht, wenn die Seite voll ist. Möchte man den Seitenumbruch an einer anderen Stelle haben, so kann ein manueller Seitenumbruch (3) gemacht werden.
Über das dunkelblaue Icon (4) kann ein neuer Texteintrag hinzugefügt werden. Ist bei einem Thema kein Texteintrag vorhanden. So kann das Traktandum angewählt und der Texteintrag hinzugefügt werden. Zudem ist es möglich, dass bei den einzelnen Texteinträgen über das Plus (4) ein neuer Texteintrag gemacht wird. Bei dem ersten Plus macht es einen neuen Texteintrag mit der nächsten Nummer (Beispiel 1.2). Wird das zweite Plus angewählt erstellt es einen Untertext (Beispiel 1.1.1).
Mit dem Schraubenschlüsselsymbol (5) kann ein Traktandum gelöscht werden.
Die Vorschau (1) öffnet wie das PDF aktuell daherkommt. Damit die Erstellung der Vorschau nicht zu lange dauert, wird nur der Textbereich erstellt. Falls das PDF mit Deckblatt, Pendenzen- und Beschlussliste erstellt werden soll, kann man dies auf der Übersicht machen über PDF erstellen.
Ist man in einem Text, so können Platzhalter (2) hinzugefügt werden. Die Platzhalter dienen dazu, dass automatisch berechnete Informationen nicht manuell eingegeben werden müssen. Es wird eine Liste der möglichen Platzhalter angezeigt. So kann beispielsweise das Protokolldatum oder der Sitzungsort hinterlegt werden.
Es können Einträgen verschiedene Symbole (3) hinzugefügt werden. Die Symbole sind im Text ersichtlich und werden auch auf dem PDF angezeigt. Es können maximal zwei Symbole angezeigt werden.
Mit der Navigation (4) kann direkt zu einem Eintrag oder Traktandum gesprungen werden, ohne dass man im Protokoll an die Stelle scrollen muss.
Alle weisse Icons (5) beeinflussen die Formatierung im Text und im PDF-Ausdruck. Von links nach rechts hast Du folgende Möglichkeiten für die Formatierung:
- Aufzählungszeichen
- Text fett markieren
- Text kursiv markieren
- Text unterstrichen markieren
- Text durchgestrichen markieren
- Text gelb hervorheben
- Textfarbe anpassen (cyan, violett, blau, rot, orange, grün, grau schwarz)
- Formatierung entfernen
Mit dem Ein-/Ausblend-Icon (1) kann gewählt werden, ob die Positionsnummern im Ausdruck erscheinen sollen. Diese Option muss von einem Superuser im Adminmenü aktiviert werden.
Mit der Sprachblase (2) können Notizen zu einem Texteintrag hinzugefügt werden. Sind Notizen ausgefüllt wird das Icon gelb. Die Notizen werden nicht auf dem PDF ausgedruckt.
Pro Texteintrag können noch diverse Einstellungen (3) vorgenommen werden. Die Erklärung zu den einzelnen Symbolen findest Du unten jeweils von links oben nach rechts unten
- Mit der Heftklammer können Beilagen hinzugefügt werden. PDF-Beilagen können direkt dem Protokoll in den Einstellungen unter Ausdruck hinzugefügt werden.
- Das Papierkorb-Icon löscht den Texteintrag. Der Texteintrag kann nur durch REΛLVIEW wiederhergestellt werden. Wende Dich dazu an den Support über 044 512 18 00 oder support@realview.ch
- Es kann ein Bild an einen Texteintrag angefügt werden. Auf dem PDF-Ausdruck wird das Bild standardmässig oberhalb des Texteintrags angezeigt. Falls dies geändert werden soll, muss dies von einem Superuser an den Support über support@realview.ch gemeldet werden.
- Es kann die Historie des Texteintrags über das Uhrsymbol geöffnet und ein älterer Texteintrag wiederhergestellt werden. Die Änderung wird jedes Mal gespeichert, wenn man aus dem Texteintrag klickt.
- Öffnet die Texteinstellung zu diesem Punkt im Vergabeprotokoll.
- Wird der Haken aktiviert, so verschwinden die Optionen Zuständig, Termin und Kategorie. Stattdessen wird ein Riegel aktiviert, welchen man zwischen Ja und Nein umschalten kann. Diese Option muss von einem Superuser im Adminmenü aktiviert werden.
Texteinstellung
Wählst Du bei einem Texteintrag das violette Icon mit dem Schraubenschlüsselsymbol, so kann der Feld-Typ (1) des Texteintrags angepasst werden. Es kann zwischen folgenden Feld-Typen gewählt werden:
- Mit Informationsfeld mit Platzhalter hast Du die Möglichkeit einen fixen Text einzufügen, welcher nur mit den Platzhaltern ergänzt werden kann.
- Bei einem Informationsfeld mit Freitext kann der Text von den Usern frei eingetragen, angepasst und gelöscht werden.
- Möchte man innerhalb eines Themas nur bei einem Texteintrag mit der Option Ja/Nein die Möglichkeit geben Ja zu wählen, so muss bei all diesen Texteinträgen Verknüpftes Feld mit nur einem ‘Ja’ gewählt werden.
- Ist bei dem Informationsfeld mit Begründung wenn ‘Nein’ bei der Option Ja/Nein das Nein aktiv, so muss der Platzhalter ausgefüllt werden.
- Ist bei dem Informationsfeld mit Begründung wenn ‘Ja’ bei der Option Ja/Nein das Ja aktiv, so muss der Platzhalter ausgefüllt werden.
Du kannst den Platzhaltern eine Bezeichnung (2) geben, welche anschliessend dem User beim Ausfüllen des Vergabeprotokolls angezeigt wird. Der Platzhalter zum Einfügen (3) wird automatisch generiert.
Über die allgemeinen Text-Platzhalter (4) kann die Bauvollendung, Erfüllungsgarantie oder Konventionalstrafe eingefügt werden.
Du hast im Text (5) die Möglichkeit Deinen Text zu schreiben, welcher anschliessend im Vergabeprotokoll erscheint. Um die Platzhalter an den gewünschten Stellen einzufügen, kannst Du im Text an die gewünschte Position gehen und dann den Platzhalter zum Einfügen (3) wählen
Texteintrag kopieren
Wird das hellblaue Icon (1) ausgewählt, öffnet sich ein Fenster. In diesem können die zu kopierenden Texteinträge gewählt (2) werden. Die ausgewählten Texteinträge werden anschliessend nur in einem Traktandum hinzugefügt.
Mit Kopieren nach (3) werden die Texteinträge kopiert, mit Schliessen (4) schliesst man das neu geöffnete Fenster. Hat man bereits Kopieren gewählt, so bleiben diese im Zwischenspeicher.
Über Zurücksetzten (5) werden die kopierten Texteinträge zurückgesetzt.
Anschliessend kann man in das gewünschte Projekt und Protokoll wechseln und wieder das hellblaue Icon anwählen. Anschliessend kann man das gewünschte Traktandum anwählen (1) und die kopierte Texteinträge werden eingefügt.
